Cómo cobrar como independiente: cuenta de cobro vs. factura

Qué debe llevar una cuenta de cobro

• Tus datos: nombre completo, tipo y número de documento (como aparece en el RUT), dirección, teléfono y correo.
• Datos del cliente: razón social o nombre, NIT o cédula, dirección.
• Número consecutivo y fecha de emisión.
• Concepto claro y periodo (por ejemplo: “Servicios de desarrollo de software, del 1 al 31 de marzo de 2026, contrato 045”).
• Valor en números y en letras.
• Declaración de no responsable de IVA y de que has pagado tu seguridad social del periodo.
• Firma y ciudad.

Cuándo estás obligado a facturar electrónicamente

Debes facturar electrónicamente si eres responsable de IVA, si tus ingresos superan los topes para ser no responsable (3.500 UVT en el año anterior o en curso, entre otros requisitos del art. 437 del Estatuto Tributario), o si tu cliente lo exige como condición de pago. Si estás obligado, puedes usar el facturador gratuito de la DIAN o un proveedor tecnológico.

Si tu cliente es responsable de IVA y tú no estás obligado a facturar, él debe expedir un documento soporte en adquisiciones a no obligados. Tu cuenta de cobro sigue siendo válida como soporte de tu ingreso.

Retención en la fuente: qué es y cómo se recupera

Cuando una empresa te paga, está obligada a retener un porcentaje como anticipo de tu impuesto de renta: para honorarios y servicios profesionales suele ser 10 % (si no eres declarante) u 11 % (si eres declarante). Esa plata no se pierde: la empresa la paga a la DIAN a tu nombre y tú la descuentas en tu declaración de renta. Si no te toca declarar, puedes pedir la devolución bajo ciertas condiciones.

Pide siempre el certificado de retenciones a cada cliente al cierre del año: lo necesitas para la renta.

Contratistas del Estado: cuenta de cobro + informe

Las entidades públicas suelen pedir, además de la cuenta de cobro, un informe mensual de actividades, el certificado de cumplimiento firmado por el supervisor y la planilla PILA pagada del periodo. Cada entidad tiene su formato; guarda la plantilla de la tuya.

Cobrar a clientes del exterior

Puedes cobrar en dólares por PayPal, Payoneer, Wise, transferencia internacional o plataformas de freelancing. El ingreso se registra en pesos a la TRM del día en que recibes el dinero. Es un ingreso gravado en Colombia como cualquier otro; los servicios exportados pueden estar exentos de IVA si cumples requisitos.